Group@Work arbeitet als sogenanntes COM Add-In in Microsoft Outlook® - also als Funktionserweiterung von Outlook®. Dies bedeutet, dass Group@Work kein eigenständiges Programm darstellt, sondern vollständig in Outlook® integriert ist. Dies wiederum stellt sicher, dass die Benutzer ihre gewohnte Outlook-Umgebung vollständig beibehalten können. Group@Work ist für den Benutzer völlig unsichtbar - abgesehen vom zusätzlichen Menü.

Group@Work benötigt keinen eigenstehenden Server. Sie können jeden beliebigen Arbeitsplatzrechner zum Group@Work Server erklären, in dem Sie auf diesem die Datenbank installieren. Es ist dabei unerheblich, welches Windows®-Betriebssystem auf dem Rechner läuft. Es muss auch kein Outlook® auf diesem Rechner installiert sein. Group@Work verwendet eine Microsoft Access®- Datenbank zur Speicherung der gemeinsamen Informationen. Alle beteiligten Arbeitsplatz-Rechner greifen auf diese Datenbank zu.

Group@Work bietet eine eigene Benutzerverwaltung. Mit dieser Benutzerverwaltung können Sie einzelnen Benutzern Administratoren-Rechte erteilen oder verwähren. Mit Administratoren-Berechtigung können Benutzer verwaltet und vollständige Exporte aus den lokalen Ordnern von Outlook® durchgeführt werden.

Group@Work verwendet die Datenbank hauptsächlich zur Synchronisation der geänderten Daten mit den lokalen gemeinsamen Ordnern. Hat ein Benutzer zeitweise keine Verbindung zur Group@Work-Datenbank, so kann dieser in den Offline Modus wechseln. Dabei werden Änderungen an gemeinsamen Daten lokal zwischengespeichert und nach Wiederaufnahme der Verbindung synchronisiert. Somit ist sichergestellt, dass auch Notebook-Benutzer aktuelle Datenbestände haben und von der Arbeit mit Group@Work nicht ausgeschlossen sind.